Business Process Outsourcing in der Technischen Dokumentation

Business Process Outsourcing (BPO) ist die gewinnbringende Verknüpfung von Prozessoptimierung und Auslagerung bestimmter, klar definierter Aufgaben an Dritte. Der Zusatznutzen der Prozessoptimierung und die damit in aller Regel einhergehenden Kostensenkungen sind das wesentliche Unterscheidungskriterium zum klassischen Outsourcing. Als Ihr Outsourcingpartner für die Technische Dokumentation setzen wir grundsätzlich die Methoden des BPO ein.

Dabei übernehmen wir je nach Kundenwunsch die Geschäftsprozesse für Risikobeurteilung/CE-Kennzeichnung, Erstellung von Anleitungen, Übersetzung bis hin zur Vervielfältigung und Auslieferung an den Kunden. Durch unser Prozess-Knowhow, die Fachkenntnis unserer Mitarbeiter und den Einsatz von Redaktionssystemen für hoch automatisierte Produktionsprozesse in der Technischen Dokumentation sind wir meist in der Lage, ein besseres Endergebnis in kürzerer Zeit zu erbringen, als es mit internen Mitteln im Unternehmen der Fall sein kann. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Technische Dokumentation von einer eigens für diesen Zweck existierenden Dokumentationsabteilung betreut wird.

Jedes BPO-Projekt beginnt mit einer ausführlichen Beratung und Prozessanalyse. Hierbei nehmen wir Ihre aktuellen Prozesse im Detail auf und identifizieren bestehende Schwachstellen. Im Anschluss daran entwickeln wir mit Ihnen ein neues, zukunftssicheres Szenario für Ihre Technische Dokumentation. Das so entstandene Kooperationsmodell definiert die Rollen und das Zusammenspiel zwischen Ihrem und unserem Unternehmen. Sie sollen dabei weitestgehend von Durchführungspflichten entbunden werden, ohne von den Entscheidungswegen abgekoppelt zu werden.

Ziel ist es, eine hohe, gesicherte Qualität – auch im haftungsrechtlichen Sinne – Ihrer Technischen Dokumentation dauerhaft sicherzustellen. Gleichzeitig sollen die Kosten gesenkt und dabei jederzeit transparent sein. Eine stets pünktliche Auslieferung der Dokumente ist selbstverständlich.

Für Sie ergeben sich bei einem Business Process Outsourcing mit Kothes! folgende Vorteile:

Kosten

Wir verwenden modernste Produktionstechnologien, ohne dass für Sie Investitionen erforderlich sind. Durch die ständige Aktualisierung unserer Redaktionssoftware profitieren Sie von neuen Technologien, sobald diese verfügbar sind.
Durch das Outsourcing schaffen wir für Sie Kostentransparenz. So ist es einfach, die Dokumentationskosten einzelnen Projekten zuzuordnen.
Kosten fallen selbstverständlich nur an, wenn die Leistung auch abgerufen wird. Durch das Outsourcing werden die vorher fixen Personalkosten zu variablen externen Kosten. Das verschafft Ihnen am Markt eine größere Flexibilität.
Wir haben den Anspruch, Ihre TCO-Kosten (Total Cost of Ownership) über die Vertragslaufzeit um mindestens 25 % zu senken. Unsere Kostenmodelle basieren auf diesem Anspruch.

Leistungskonzentration und Verbesserung

Durch die Vergabe eines für Sie nicht wertschöpfenden Prozesses nach außen können Sie Ihre gesamte Konzentration auf die Produktion und Vermarktung der von Ihnen hergestellten Produkte legen.
Sie entlasten oftmals teure Mitarbeiter von „Nebentätigkeiten“ und erhöhen deren Effizienz.
Durch das Outsourcing nutzen Sie unsere Kompetenz über alle Fachdisziplinen der Technischen Dokumentation und CE-Kennzeichnung hinweg. So bleiben Sie bei aktuellen Entwicklungen, wie z. B. Normenänderungen, stets am Ball.
Beim Outsourcing der Dokumentation über mehrere Geschäftsbereiche hinweg können wir übergreifende Problemstellungen besser erkennen und lösen als interne Mitarbeiter.
Wir als Externe finden bei der Unternehmensführung oft mehr Gehör und können dadurch Verbesserungspotenziale im Rahmen der Zusammenarbeit umfassender realisieren.

Messbar höhere Qualität

Durch das Business Process Outsourcing verringern Sie die Anzahl der selbst erstellten Prozesse. Eine geringere Komplexität der selbst zu erbringenden Leistung wirkt sich in der Regel produktiv auf die Qualität der eigenen Arbeit aus.
Durch die Prozessoptimierung schaffen wir es, mit weniger Aufwand ein besseres Endergebnis zu erzielen. Dies gilt insbesondere bei der Betrachtung der gesamten Prozesskosten in der Technischen Dokumentation.

Skalierbarkeit in der Technischen Redaktion

Durch die Zusammenarbeit mit Kothes! machen Sie Ihre Technische Redaktion skalierbar. Wir können durch unseren großen Mitarbeiterpool in der Technischen Dokumentation kurzfristig Personal für eilige Projekte und Lastspitzen, z. B. durch Neuentwicklungen, bereitstellen.
Durch die Bereitstellung ausreichender Kapazitäten für Ihre Dokumentationsprojekte, sichern wir Ihre Time-To-Market-Fähigkeit.

Verlagerung des Risikos auf Kothes!

Die Technische Redaktion stellt komplexe Leistungsanforderungen an das Personal. Die Risiken des Personalaufbaus und der Sicherstellung der Kompetenzen sowie das Fluktuationsrisiko entfallen für Sie komplett.
Die Technische Redaktion ist hoch dynamisch und lebt von erheblichen Investitionen in Software zur Optimierung der Erstellungs- und Verwaltungsprozesse. Dieses Risiko geben Sie vollständig an uns als Dienstleister ab.
Wir sorgen dafür, dass die Dokumentation dann bereitsteht, wenn Ihr Kunde sie benötigt. So beugen wir auch Vertragsstrafen oder der Zurückhaltung von Schlusszahlungen vor.
Durch die Übertragung der Verantwortung für die Technische Dokumentation an einen professionellen Partner wie Kothes! reduzieren Sie Ihr Haftungsrisiko z. B. durch "Instruktionsmängel".